In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Wel | niet | Situatie | welke gegevens zijn erbij betrokken | grondslag | |
x | ☐ | Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente. | De nieuwsbrieven worden:
☐ wekelijks verstuurd ☐ maandelijks verstuurd x tweemaandelijks verstuurd |
x naam en voornamen c.q. voorletters;
x straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats ☐ anders: |
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
haar gerechtvaardigd belang,
en;
de uitvoering van de overeenkomst. |
x | ☐ | Er worden in de nieuwsbrief gegevens van zieke personen vermeld. | x naam en voornamen c.q. voorletters;
x adres ☐ e-mailadres ☐ anders: |
Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene. | |
☐ | x | Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen. | De gemeentegids is:
☐ publiek toegankelijk ☐ alleen voor de leden toegankelijk ☐ anders: |
☐ naam en voornamen c.q. voorletters;
☐ straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres; ☐ geboortedatum en -plaats; ☐ geslacht; ☐ e-mailadres ☐ telefoonnummer ☐ anders: |
Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen. |
x | ☐ | Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. | De kerkdienst:
x is (achteraf) publiekelijk te volgen via internet of kerkradio ☐ is alleen voor abonnees te volgen via internet of kerkradio ☐ is alleen in de kerk te volgen. |
x de naam en voornamen
☐ alleen de voornaam ☐ gegevens rondom ziekte en gezondheid ☐ anders: |
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God. |
x | ☐ | Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd | ☐ met beeld
x zonder beeld ☐ de kerkdiensten staan voor een beperkte periode online, namelijk:
☐ de kerkdiensten zijn enkel via een ledenpagina te bereiken ☐ in de opnames worden geen namen genoemd (bijvoorbeeld door de geluidsband op dat moment te stoppen of voordat de opname aangaat aan de gemeente mee te delen voor wie er gebeden zal worden) ☐ in de opnames worden enkel de voornamen genoemd ☐bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- doop- en belijdenisdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie ☐ anders: |
Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt. | Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang. |
☐ | x | Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker. | ☐ ip-adres
☐ surfgedrag ☐ type apparaat ☐ anders: |
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren. | |
☐ | x | Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk. | ☐ foto
☐ onderschrift met naam ☐ onderschrift met kerkelijk ambt |
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. | |
☐ | x | Op onze website staan foto’s van bezoekers van de kerk. | ☐ op een openbare pagina
☐ op een ledenpagina |
☐ foto
☐ onderschrift met naam ☐ anders |
De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen. |
☐ | x | Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk. | ☐ op een openbare pagina
☐ op een ledenpagina |
☐ e-mailadres
☐ adres ☐ naam ☐ kerkelijk ambt ☐ anders: |
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. |
x | ☐ | Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging | Gemeenteleden worden
☐ 3 maal per jaar aangeschreven ☐ 2 maal per jaar aangeschreven x jaarlijks aangeschreven ☐ anders: |
x naam en voornamen c.q. voorletters;
x straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres; ☐ geboortedatum en -plaats; ☐ geslacht; ☐ e-mailadres ☐ telefoonnummer ☐ anders: |
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage. |
☐ | x | Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie. | Hulpaanvragen komen binnen via een:
☐ webformulier ☐ e-mailadres ☐ anders: |
In de administratie worden opgenomen:
☐ naam en voornamen c.q. voorletters; ☐ straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres; ☐ geboortedatum en -plaats; ☐ geslacht; ☐ e-mailadres ☐ telefoonnummer ☐ financiële gegevens ☐ nadere afspraken over de hulp ☐ anders: |
De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens. |
☐ | x | Via de website van de gemeente kunnen mensen contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens. | De gegevens die worden verzameld via het formulier:
☐ worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd ☐ worden na een jaar verwijderd ☐ worden geanonimiseerd bewaard ☐ anders: |
In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen:
☐ naam en voornamen c.q. voorletters; ☐ e-mailadres ☐ telefoonnummer ☐ anders: |
De gemeente en de diaconie willen toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken op basis van verkregen toestemming deze gegevens. |
☐ | x | De gemeente of de diaconie gebruikt camera’s om te filmen wat er gebeurd. | Mensen worden op het camera-toezicht gewezen door:
☐ bordjes ☐ anders: ☐ n.v.t.
De camera’s zijn: ☐ altijd ingeschakeld ☐ als er geen activiteiten in de gebouwen zijn ☐ anders:
De beelden worden: ☐ 3 dagen bewaard ☐ een maand bewaard ☐ anders:
Het cameratoezicht wordt: ☐ door de gemeente uitgevoerd ☐ door een bedrijf (naam bedrijf) uitgevoerd ☐ anders: |
Mensen en kentekens kunnen op de beelden herkenbaar verschijnen. | De gemeente of diaconie heeft een gerechtvaardigd belang om haar gebouwen en mensen te beveiligen door cameratoezicht. |